Chuyển đổi số

Quy trình 7 bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp hiệu quả

chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số (Digital Transformation) đang dần trở nên quan trọng. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp trên thế giới thuộc các lĩnh vực khác nhau đều đang hướng đến những dự án chuyển đổi số. Điều này giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu chuyển đổi số là gì và các bước để chuyển đổi số trong doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng The Tech Trend tìm hiểu các câu hỏi đó trong bài viết dưới đây.

Chuyển đổi số là gì?

Dù đã xuất hiện phổ biến trên thế giới, tuy nhiên vẫn chưa có một định nghĩa chính xác về chuyển đổi số là gì?

Theo ý kiến của Microsoft: “Chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới”. 

Còn theo trang Tech Republic – Tạp chí trực tuyến, cộng đồng xã hội dành cho các chuyên gia CNTT, khái niệm chuyển đổi số 4.0 là “cách sử dụng công nghệ để thực hiện lại quy trình sao cho hiệu quả hơn hoặc hiệu quả hơn.”

Công ty tư vấn và nghiên cứu toàn cầu Gartner lại cho rằng: “Chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới”.

Tuy nhiên, chuyển đổi số trong mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau, điều này tùy thuộc vào cách thức vận hành, mô hình của tổ chức. Nhìn chung, có thể hiểu rằng chuyển đổi số trong doanh nghiệp là tích hợp các giải pháp số vào cốt lõi của doanh nghiệp, thay đổi hoạt động của doanh nghiệp bằng cách tạo ra các quy trình kinh doanh mới, trải nghiệm khách hàng và văn hóa tổ chức.

Vậy làm sao để thực hiện chuyển đổi số trong doanh nghiệp một cách hiệu quả?

Quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Theo thông tin từ Công ty dữ liệu quốc tế IDC, có gần 90% doanh nghiệp đang bắt đầu chuyển đổi số và có hơn 30% lãnh đạo doanh nghiệp đều nhận xét xem vấn đề chuyển đổi số là vấn đề sống còn. Sự thay đổi chóng mặt của thị trường là lý do mà nếu không chuyển đổi số trong doanh nghiệp thì tính cạnh tranh sẽ giảm vài bậc hoặc có thể bị đánh bay khỏi thị trường. 

Sau đây là 10 bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp mà các nhà quản lý không nên bỏ qua.

Bước 1: Đánh giá hiện trạng và mong muốn của doanh nghiệp

Bước đầu tiên trong quy trình chuyển đổi số là việc nhìn nhận và đánh giá lại doanh nghiệp của mình trên mọi mặt như nhân lực, tài chính, công nghệ và văn hóa doanh nghiệp. Những khảo sát, tổng hợp dữ liệu và quan sát thực tế sẽ cho thấy mức độ sẵn sàng chuyển đổi số trong doanh nghiệp. 

Việc đánh giá phải trả lời được những câu hỏi: công ty có khả năng thích nghi được với những sự thay đổi hay không? Mức độ thích ứng với chuyển đổi số của công ty đến đâu? Cần thay đổi và cải thiện điều gì để chuyển đổi số thuận lợi? 

Từ việc trả lời các câu hỏi đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đưa ra những mong muốn và quyết định của mình trong việc chuyển đổi số cho doanh nghiệp.

Bước 2: Đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số trong doanh nghiệp và xác định mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp

Sau khi đã có đánh giá tổng quan về hiện trạng và mong muốn chung của doanh nghiệp, việc đánh giá mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp sẽ là bước tiếp theo cần tiến hành. Công việc này đòi hỏi doanh nghiệp cần phải đáp ứng được hai yếu tố là con người và dữ liệu.

Về yếu tố con người

Suy cho cùng, công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ giúp con người tối ưu hóa công việc hơn. Công nghệ tiên tiến cũng không thể thay thế con người. Do đó, con người là yếu tố quan trọng hơn cả. Tư duy và tầm nhìn từ các cấp lãnh đạo đến nhân viên là yếu tố quyết định sự thành công của chuyển đổi số trong doanh nghiệp.

Về yếu tố dữ liệu

Đây là thành phần không thể thiếu trong việc xây dựng quá trình chuyển đổi số. Nếu tận dụng tốt, dữ liệu sẽ tạo bàn đạp giúp chuyển đổi số trong doanh nghiệp nhanh hơn. Tuy nhiên, các nhà điều hành cũng cần chú ý đến dữ liệu của các đối tác chiến lược cũng như đối thủ của mình. Điều này sẽ cung cấp một cái nhìn bao quát về chuỗi giá trị doanh nghiệp trước khi tiến vào đường đua chuyển đổi số.

Sau khi đánh giá mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp, ban lãnh đạo hoàn toàn có cơ sở để đặt ra các mục tiêu khi chuyển đổi số. Những mục tiêu này phải khả thi, phù hợp với nguồn lực và những gì doanh nghiệp có thể nâng cao, cải thiện được. Đồng thời, việc đặt ra mục tiêu, tầm nhìn của công ty cũng phải cụ thể, rõ ràng để có định hướng cho kế hoạch chuyển đổi số.

Bước 3: Lập kế hoạch và chiến lược thực hiện

Sau khi đã đánh giá, đặt mục tiêu, công việc tiếp theo chính là lên kế hoạch cụ thể. Ban lãnh đạo phải đưa ra những công việc cần làm, thời gian thực hiện những việc đó, kết quả dự đoán của công việc,… Việc xây dựng kế hoạch càng chi tiết, chu đáo, càng dễ dàng thực hiện và bám sát. Đây là sự chuẩn bị thiết yếu cho sự thay đổi lớn như chuyển đổi số.

Việc tiếp theo cần làm là xác định được chiến lược để hiện thực hóa những mục tiêu đã đặt ra một cách tốt nhất. Điều này sẽ giúp chuyển đổi số trong doanh nghiệp dễ dàng và nhanh chóng. Hiện nay, có nhiều tài liệu, thống kê hoặc kinh nghiệm thực tế từ các doanh nghiệp khác để các chủ doanh nghiệp tham khảo. Dựa vào nền tảng vốn có của doanh nghiệp, các lãnh đạo có thể đưa ra các chiến lược phù hợp nhất để chuyển đổi số hiệu quả.

Bước 4: Số hóa các tài liệu, quy trình

Tại bất cứ một tổ chức hay doanh nghiệp nào muốn chuyển đổi số thì việc đầu tiên là liệt kê đầy đủ danh sách tất cả các thực thể cần thiết cho hoạt động của tổ chức hay doanh nghiệp đó. Cụ thể các thực thể vật thể như người lao động, máy móc, cơ sở vật chất,… Các thực thể phi vật thể như các kế hoạch, quy chế, nội quy,… Tất cả cần được liệt kê và xác định các thuộc tính một cách chính xác để làm cơ sở cho chuyển đổi số trong doanh nghiệp.

Tất cả các tài liệu giấy cần được chuyển hóa thành định dạng kĩ thuật số và có thể lưu trữ tài liệu trên Cloud. Nó không những giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lí cũng như tìm kiếm được dữ liệu khi cần mà còn tăng độ bảo mật của tài liệu. 

Các quy trình hoạt động trong công ty cũng nên dần được chuyển đổi số hóa để việc chuyển đổi số được tối ưu hiệu quả. Quy trình của doanh nghiệp được chia thành: quy trình nội bộ doanh nghiệp và quy trình làm việc với khách hàng. Số hóa quy trình sẽ tiết kiệm thời gian làm việc và giải quyết vấn đề, giảm thiểu chi phí nhân sự và tăng năng suất xử lí công việc,… Thêm vào đó, quy trình làm việc với khách hàng được số hóa cũng sẽ dễ dàng hơn, tăng sự hài lòng của khách hàng. Từ đó sẽ làm tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Bước 5: Chuẩn bị đội ngũ nhân lực

Để chuyển đổi số trong doanh nghiệp thành công, cần có nguồn nhân lực chất lượng cao với kiến thức chuyên môn chắc chắn và tư tưởng mở, luôn sẵn sàng thay đổi. Thêm vào đó, nhân viên trong doanh nghiệp cũng cần được đào tạo cách làm việc khoa học, hiệu quả và linh hoạt để có thể thích ứng được với chuyển đổi số. 

Ngoài ra, môi trường làm việc và văn hóa làm việc của doanh nghiệp phải phù hợp, cởi mở để dễ dàng áp dụng chuyển đổi số. Điều này sẽ nâng cao hiệu quả làm việc, thúc đẩy sự đổi mới, sáng tạo, dám chấp nhận sự thay đổi của nhân viên khiến việc chuyển đổi số diễn ra thuận lợi hơn. 

Bước 6: Áp dụng công nghệ mới, cải tiến

chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay đang gặp rất nhiều khó khăn trong việc xây dựng hạ tầng công nghệ để phục vụ quá trình chuyển đổi số.

Các chủ doanh nghiệp cần đánh giá lại những công nghệ mà mình đang sử dụng để giải quyết bài toán của doanh nghiệp. Hiện nay doanh nghiệp đang sử dụng công cụ phổ biến như Facebook, Zalo, Excel, giấy nhớ để cập nhật kết quả công việc. Tuy nhiên những công cụ này vẫn không đủ để giải quyết triệt để các vấn đề của doanh nghiệp, bạn vẫn bị quên việc, kết quả công việc vẫn bị trôi theo các dòng tin nhắn và file excel thì không thể trao đổi một cách linh hoạt với đồng nghiệp. Ngoài ra, còn rất nhiều vấn đề khác liên tục nảy sinh trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để doanh nghiệp tự nghiên cứu và vận hành một hệ thống quản lý doanh nghiệp hiệu quả cũng rất tốn thời gian và công sức. Do đó, hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả được sinh ra và mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp với mức chi phí phù hợp. Thậm chí  doanh nghiệp có thể tìm được một phần mềm miễn phí để thử nghiệm.

Đấy là đối với doanh nghiệp, vậy làm sao để chuyển đổi số hiệu quả trong quy trình làm việc với khách hàng? 

Chuyển đổi số trong hoạt động chăm sóc và quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp có thể phục vụ khách hàng mọi lúc mọi nơi thông qua các ứng dụng phù hợp. Bên cạnh đó, giải pháp chuyển đổi số còn mang tới quy trình thực hiện dịch vụ chăm sóc khách hàng hiệu quả, thông qua đó giải quyết bất kỳ yêu cầu của khách hàng một cách chính xác và nhanh chóng.

Hiện nay, có nhiều ứng dụng, phần mềm hỗ trợ quản lý khách hàng, trong đó không thể bỏ qua phầm mềm CRM (Customer Relationship Management). Ngoài việc quản lý và chăm sóc khách hàng, các phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp nâng cao độ thành công trong việc tiếp cận khách hàng mục tiêu, gia tăng các trải nghiệm tích cực đến với các khách hàng. Bên cạnh đó, công nghệ chuyển đổi số giúp cho việc lưu trữ thông tin cá nhân khách hàng được bảo mật tuyệt đối. Từ đó doanh nghiệp có thể nắm bắt và cung cấp, giới thiệu các sản phẩm/ dịch vụ phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng cá nhân khách hàng.

Bước 7: Đánh giá và cải thiện

Sau khi thực hiện 6 bước trên, doanh nghiệp cần xem xét, đánh giá lại quá trình và kết quả của nó. Việc đánh giá này phải trả lời được các câu hỏi: cách chuyển đổi hóa đang thực hiện có đem lại thay đổi tích cực trong cả nội bộ doanh nghiệp và khách hàng không? Kết quả đó có đạt được như trong kế hoạch đã đề ra hay không? Cần thay đổi hay cải thiện điểm nào để chuyển đổi số trong doanh nghiệp đem lại hiệu quả cao hơn? Từ đó, doanh nghiệp sẽ vạch ra những việc cần làm để nâng cao chất lượng chuyển đổi số. 

Chuyển đổi số sẽ khó có thể được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng nến như lãnh đạo không có cái nhìn đổi mới và không lựa chọn được công cụ phù hợp cho doanh nghiệp. Chính vì thế, việc xây dựng văn hóa làm việc khoa học, linh hoạt và cởi mở tiếp cận các ứng dụng, phần mềm hiện đại là một việc thiết yếu để chuyển đổi số trong doanh nghiệp hiện nay.